Las impresoras son herramientas muy importantes para una gran cantidad de empresas. Cualquier desperfecto que sufren impacta directamente en los flujos de trabajo, en los servicios y productos finales.

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Cuando no se realizan tareas de monitoreo sobre el estado de las impresoras, difícilmente se pueden prevenir descomposturas. Una o varias impresoras pueden operar deficientemente durante varios días sin recibir atención. Esto ocasionará la queja generalizada de los usuarios.

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Es un error mantener en mal estado las impresoras, ya que esto ocasiona reclamos y retrasos en las operaciones de una empresa. Además, un servicio deficiente implica un gasto extra de recursos y genera estrés entre los usuarios.

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Para arreglar los desperfectos de las impresoras debes comenzar por identificar qué ocasiona el mal funcionamiento.

Fallas más comunes en impresión

Las impresoras utilizadas dentro de oficinas pueden sufrir fallas por muchas causas; debido a los altos niveles de exigencia a los que son sometidas, ligeros desperfectos desencadenan fallas generales. Los motivos más comunes por los que una impresora no funciona correctamente son los siguientes:

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• Falta de tinta para impresión. Un problema muy común es que los cartuchos de tinta se queden vacíos y el trabajo de impresión sea imposible. Esta situación surge porque el proveedor no tiene la suficiente atención en el mantenimiento o el departamento interno no cubre a tiempo las tareas. En ocasiones, las compañías designan a personas sin el conocimiento suficiente para realizar los cambios, situación que puede ocasionar daños a los equipos o impresiones defectuosas.
• Incompatible con dispositivos. Es posible que, al momento de intentar imprimir desde una computadora u otro dispositivo, la impresora simplemente no responda o ni siquiera sea identificada. Los problemas de incompatibilidad pueden traer grandes problemas para los usuarios y es difícil de resolver, ya que implica reponer la impresora o bien, obtener el software adecuado para realizar el trabajo.
• Mala calidad de impresión. Otro problema recurrente es la mala calidad de las impresiones. Puede tratarse de un mal funcionamiento de la impresora ya sea por una descompostura o por obsolescencia. Esto impide que las impresiones sean de la calidad necesaria, generando pérdidas para el negocio. Entre los defectos de impresión se encuentran:

1. Impresiones borrosas
2. Manchas de tinta
3. Color pobre o diferente
4. Desalineación de líneas y colores

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Otro motivo por el que se presentan este tipo de errores es a causa de la mala calidad de la tinta al ser de un proveedor diferente al de las impresoras o contar con equipos que no cumplen los requerimientos por falta de presupuesto.

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• Impresoras inservibles. Las descomposturas son muy comunes en equipos que mantienen un ritmo de uso elevado. Por ello es necesario contar con especialistas que realicen el mantenimiento y recambio de piezas de forma periódica y adecuada. La intervención de personas sin las herramientas y conocimientos suficientes pueden disminuir la calidad de las impresiones o provocar daños mayores.

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¿Cómo solucionarlo?

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Las constantes quejas de usuarios es un problema que puede ocasionar grandes retrasos en los procesos productivos y una mala reputación; así como cuantiosas pérdidas económicas. Por estos motivos es vital para tu negocio mantener los sistemas de impresión optimizados y en funcionamiento ininterrumpido.

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Una alternativa a este problema es la contratación de servicios administrados de impresión (SAI). Ya sea por falta de presupuesto para adquirir nuevas impresoras, falta de personal capacitado o contar con un proveedor que cubre tus necesidades, los SAI resolverán tus problemas de impresión proporcionando las siguientes ventajas:

• Impresión de alta calidad
• Control total de impresión
• Mejora el nivel de satisfacción de los usuarios
• Mantenimiento siempre disponible
• Equipos de impresión compatibles

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Además, podrás librarte de realizar un amplio gasto de capital para adquirir equipos que serán obsoletos en pocos años y de los gastos de mantenimiento necesarios para operar las impresoras. Mediante la contratación de SAI, evitarás los procesos de compra y la logística de mantenimiento.

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