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¿Cansado de que tus colaboradores impriman las tareas de sus hijos en tu organización?

03/11/2021
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Ernesto Moreno
Gerente de Unidad de Negocio Impresión

¿Cansado de que tus colaboradores impriman las tareas de sus hijos en tu organización?

Los equipos de impresión son muy importantes para llevar a cabo procesos cruciales dentro de una organización. El uso de impresoras está extendido en empresas de todo tipo y deben destinarse recursos suficientes para mantener el servicio optimizado.

No tener control sobre los equipos y sobre la cantidad de impresiones que se realizan, puede generar cuantiosas pérdidas para el negocio.

Mantener disponibles impresoras dentro de las oficinas puede ocasionar que tus colaboradores utilicen el servicio indiscriminadamente, sin ningún cuidado y para casos que nada tienen que ver con los procesos de la empresa.

Contar con impresoras compartidas o personales sin ningún control y monitoreo puede ocasionar el mal uso y sobreconsumo de papel y tóner de forma innecesaria y sin beneficio alguno para la organización. 

A menudo, el personal emplea el servicio de forma equivocada o para otros fines. Ya sea por ignorancia, o para ahorrar tiempo y dinero, la falta de control puede ser tomado como una señal de que está permitido el mal uso.

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Falta de control del ambiente de impresión

Entre los problemas que ocasiona la falta de control se encuentran:

Impresiones defectuosas.

Ya sea porque no saben manipular los equipos o porque estos presentan fallas, las impresiones defectuosas deben desecharse, por lo que se emplean el doble de recursos para obtener los documentos necesarios.

Imprimen documentos personales.

El uso de impresoras para fines personales es uno de los mayores problemas cuando no existe un control adecuado. Al carecer de un límite, el personal puede creer que no hay afectaciones si utilizan las impresoras indiscriminadamente. Aun cuando existe un reglamento de uso, es imposible fincar responsabilidades y erradicar malas prácticas si no existe un control.

Más copias de las necesarias.

Es una práctica común imprimir una copia o más de un documento que solo se utilizará una vez. La finalidad de hacer más copias de las necesarias es prevenir posibles errores o extravíos del juego original. Puede parecer una medida acertada, pero significa un derroche de consumibles y tiempo. 

El uso inadecuado del servicio de impresión en oficinas provoca que debas consumir mayores cantidades de tóner y papel, además de realizar tareas de mantenimiento más a menudo. El sobreuso de los equipos ocasiona descomposturas con mayor frecuencia.

Tanto el tiempo que permanece en desuso como el necesario para realizar arreglos o sustituir el equipo, pueden considerarse como pérdidas para el negocio, ya que disminuyen la productividad y alargan los procesos de trabajo.

Equipos descompuestos o con impresiones defectuosas generan tiempos de espera mayores. Además, el área de TI recibe una carga mayor de trabajo que los distrae de tareas más importantes para el funcionamiento de la organización.

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Por otra parte, el uso inadecuado del servicio de impresión representa un gran riesgo de seguridad para la empresa. Los documentos desechados, extraviados u olvidados pueden caer en manos de terceros que busquen beneficio propio a costa de la organización. Los documentos pueden contener información confidencial que comprometa a determinada área o el negocio. 

La falta de control en las redes que conectan las impresoras con los equipos de escritorio también es un factor para que hackers se infiltren a los sistemas de la empresa o que roben documentos digitales con información crítica.

Las prácticas no seguras del uso de impresoras infringe reglamentos de seguridad para empresas, por lo que también pueden atraer sanciones por parte de autoridades si son detectadas durante auditorías.

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