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5 tips para que tu ambiente de impresión responda tus necesidades sin perder control

03/11/2021
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Ernesto Moreno
Gerente de Unidad de Negocio Impresión

5 tips para que tu ambiente de impresión responda tus necesidades sin perder control

Mantener bajo control y constante monitoreo el ambiente de impresión en oficinas ayuda a ahorrar consumibles, energía y tiempo. Debido a la alta demanda que puede existir para las impresoras, es común que se pierda el control del material que se imprime.

Esto ocasiona malas prácticas entre los usuarios y aumenta el gasto de tóner y papel. Además, los equipos de impresión sufren descomposturas más a menudo, por lo que su tiempo en funcionamiento disminuye por debajo del mínimo necesario.

Todos estos problemas van en detrimento de la organización, que debe realizar mayores gastos para sostener el servicio y absorber más tiempo para el equipo de TI.

Las malas prácticas también afectan a los usuarios, que deben esperar más tiempo para imprimir debido a las fallas constantes o necesitan realizar el mismo proceso más de una vez cuando las impresiones son de baja calidad.

Optimiza tu ambiente de impresión

Los servicios de impresión pueden representar grandes gastos para la empresa cuando no se utilizan de forma controlada. Estos son algunos consejos para optimizar tu ambiente de impresión y mantenerlo bajo control:

Crea un reglamento de uso

Cuando se trata de ambientes laborales, es importante saber cómo trabajar y qué imprimir. Muchos de los problemas de impresión se deben al desconocimiento de los usuarios sobre las formas adecuadas para manipular los dispositivos o de los límites que existen para utilizarlos.

Por esta razón, es primordial crear y establecer por escrito un reglamento que recoja las formas adecuadas de manipular una impresora y las aplicaciones necesarias.

Recoge brevemente cómo detectar funcionamientos irregulares y las medidas que deben tomar.

Deja en claro los casos en los que no está permitido hacer uso de las impresoras, por ejemplo, cuando se trata de documentos personales ajenos a la empresa. También incluye un apartado sobre el manejo seguro de la información tanto impresa como digital.

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Utiliza consumibles de alta capacidad

Antes de solucionar el problema de fondo, las empresas pueden buscar disminuir el gasto en consumibles, por lo que adquieren y utilizan tóner o tinta de baja calidad. Si bien, al principio puede notarse un gasto menor, a largo plazo sólo atraerá problemas.

Los consumibles de oficina no originales son de mucho menor calidad y esto influye considerablemente en las impresiones y el funcionamiento de los equipos. De esta manera, no solo obtienes resultados pobres, también debes realizar mantenimiento más a menudo, bajo el riesgo de perder por completo un dispositivo. Asegúrate de adquirir consumibles de calidad para obtener los resultados esperados.

No utilizar tecnología obsoleta

Adquirir varios equipos de impresión puede representar una inversión importante para la empresa, por lo que es común retrasar la compra más de lo prudente. Si bien, el mantenimiento ayuda a prolongar la vida útil de las impresoras, existe un punto en el que no se puede extender más.

Si continúas utilizando impresoras obsoletas en un intento por disminuir gastos de impresión, en realidad sucede lo contrario. Mantener dispositivos obsoletos no solo disminuye la calidad de los documentos y aumenta el tiempo de espera, también evita que cuentes con todas las ventajas que pueden ofrecer soluciones de tecnologías de última generación.

Software de control

Mantener el control del servicio de impresión puede resultar una tarea difícil de realizar.

La gran cantidad de documentos que se imprimen a diario complican las auditorías. Sin embargo, cuando utilizas un software especializado, puedes saber exactamente qué se imprime en tu empresa.

Las aplicaciones para gestionar tareas de impresión también optimizan el tiempo necesario para imprimir, por lo que aumenta la productividad de los usuarios. Además, evita la pérdida de documentos y mantiene segura la información.

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Contrata un servicio administrado de impresión

A pesar del creciente uso de documentos digitales, la cantidad de impresos no ha disminuido, por lo que es fundamental mantener el ambiente de impresión en óptimas condiciones, bajo control y sin realizar gastos excesivos.

Comprar equipos de impresión nuevos requiere un considerable gasto de capital, debido a los problemas que conlleva trabajar con tecnología obsoleta. Además, adquirir consumibles y realizar el mantenimiento pertinente implica una inversión constante de recursos y tiempo.

Los servicios administrados de impresión (SAI) como los que brinda Compucentro, son la solución más adecuada para ahorrar gastos y recursos sin sacrificar la calidad de tus documentos. Con nuestros servicios, te liberas de gestionar las compras de equipos nuevos y consumibles.

Además, tu equipo de TI podrá concentrarse en las tareas más importantes para el negocio. Contáctanos para conocer más de los beneficios de contratar un servicio gestionado de impresión.

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