Mantener bajo control y constante monitoreo el ambiente de impresión en oficinas ayuda a ahorrar consumibles, energía y tiempo. Debido a la alta demanda que puede existir para las impresoras, es común que se pierda el control del material que se imprime.

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Esto ocasiona malas prácticas entre los usuarios y aumenta el gasto de tóner y papel. Además, los equipos de impresión sufren descomposturas más a menudo, por lo que su tiempo en funcionamiento disminuye por debajo del mínimo necesario.

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Todos estos problemas van en detrimento de la organización, que debe realizar mayores gastos para sostener el servicio y absorber más tiempo para el equipo de TI.

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Las malas prácticas también afectan a los usuarios, que deben esperar más tiempo para imprimir debido a las fallas constantes o necesitan realizar el mismo proceso más de una vez cuando las impresiones son de baja calidad.

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Optimiza tu ambiente de impresión

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Los servicios de impresión pueden representar grandes gastos para la empresa cuando no se utilizan de forma controlada. Estos son algunos consejos para optimizar tu ambiente de impresión y mantenerlo bajo control:

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Crea un reglamento de uso

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Cuando se trata de ambientes laborales, es importante saber cómo trabajar y qué imprimir. Muchos de los problemas de impresión se deben al desconocimiento de los usuarios sobre las formas adecuadas para manipular los dispositivos o de los límites que existen para utilizarlos.

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Por esta razón, es primordial crear y establecer por escrito un reglamento que recoja las formas adecuadas de manipular una impresora y las aplicaciones necesarias.

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Recoge brevemente cómo detectar funcionamientos irregulares y las medidas que deben tomar.

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Deja en claro los casos en los que no está permitido hacer uso de las impresoras, por ejemplo, cuando se trata de documentos personales ajenos a la empresa. También incluye un apartado sobre el manejo seguro de la información tanto impresa como digital.

Utiliza consumibles de alta capacidad

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Antes de solucionar el problema de fondo, las empresas pueden buscar disminuir el gasto en consumibles, por lo que adquieren y utilizan tóner o tinta de baja calidad. Si bien, al principio puede notarse un gasto menor, a largo plazo sólo atraerá problemas.

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Los consumibles de oficina no originales son de mucho menor calidad y esto influye considerablemente en las impresiones y el funcionamiento de los equipos. De esta manera, no solo obtienes resultados pobres, también debes realizar mantenimiento más a menudo, bajo el riesgo de perder por completo un dispositivo. Asegúrate de adquirir consumibles de calidad para obtener los resultados esperados.

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No utilizar tecnología obsoleta

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Adquirir varios equipos de impresión puede representar una inversión importante para la empresa, por lo que es común retrasar la compra más de lo prudente. Si bien, el mantenimiento ayuda a prolongar la vida útil de las impresoras, existe un punto en el que no se puede extender más.

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Si continúas utilizando impresoras obsoletas en un intento por disminuir gastos de impresión, en realidad sucede lo contrario. Mantener dispositivos obsoletos no solo disminuye la calidad de los documentos y aumenta el tiempo de espera, también evita que cuentes con todas las ventajas que pueden ofrecer soluciones de tecnologías de última generación.

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Software de control

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Mantener el control del servicio de impresión puede resultar una tarea difícil de realizar.

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La gran cantidad de documentos que se imprimen a diario complican las auditorías. Sin embargo, cuando utilizas un software especializado, puedes saber exactamente qué se imprime en tu empresa.

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Las aplicaciones para gestionar tareas de impresión también optimizan el tiempo necesario para imprimir, por lo que aumenta la productividad de los usuarios. Además, evita la pérdida de documentos y mantiene segura la información.

Contrata un servicio administrado de impresión

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A pesar del creciente uso de documentos digitales, la cantidad de impresos no ha disminuido, por lo que es fundamental mantener el ambiente de impresión en óptimas condiciones, bajo control y sin realizar gastos excesivos.

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Comprar equipos de impresión nuevos requiere un considerable gasto de capital, debido a los problemas que conlleva trabajar con tecnología obsoleta. Además, adquirir consumibles y realizar el mantenimiento pertinente implica una inversión constante de recursos y tiempo.

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Los servicios administrados de impresión (SAI) como los que brinda Compucentro, son la solución más adecuada para ahorrar gastos y recursos sin sacrificar la calidad de tus documentos. Con nuestros servicios, te liberas de gestionar las compras de equipos nuevos y consumibles.

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Además, tu equipo de TI podrá concentrarse en las tareas más importantes para el negocio. Contáctanos para conocer más de los beneficios de contratar un servicio gestionado de impresión.