El servicio de impresión es una parte importante para muchos de los procesos diarios. Si bien, la transformación digital ha disminuido el uso de papel en las empresas, los documentos físicos mantienen la importancia para tareas críticas de compra-venta.

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La importancia de los documentos hace que las empresas continúen invirtiendo en servicios de impresión, sin embargo, una mala gestión puede causar pérdidas constantes para el presupuesto.

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La mayoría de los gastos proviene de la adquisición de equipos, su mantenimiento y los insumos. Además, hay que considerar el gasto de energía eléctrica, instalación y el tiempo que lleva al personal imprimir un documento.

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Mal uso del servicio de impresión

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Cuando el servicio de impresión opera sin control ni auditoría alguna, los costos aumentan considerablemente a causa del uso desordenado del servicio. La mayoría de las veces, se trata de mal uso por parte de los colaboradores. Puede hacerse mal uso cuando:

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Tareas diferentes a las de la empresa.

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Disponer del servicio de impresión de forma ilimitada y sin ningún control, puede hacer creer a los colaboradores que pueden disponer en absoluto de impresiones, incluso para documentos personales que nada tienen que ver con los procesos del negocio.

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Consumo injustificado.

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Simplemente se termina el papel y el tóner, o hay que realizar mantenimiento por uso excesivo. No hay forma de justificar que un sobre consumo que obliga a la empresa a realizar gastos mayores para sostener el servicio. El consumo injustificado se refiere al uso personal o realizar más impresiones de las necesarias.

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Documentos extraviados.

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Cuando dispones de una sola impresora para varios escritorios debes conectar varias terminales. En este intercambio de información es común que un archivo se extravíe y que se imprima en un dispositivo diferente al planeado. Esto ocasiona que el documento se extravíe y la operación debe realizarse de nuevo.

Fallas en las impresoras.

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Posiblemente es el mayor problema de no mantener un sistema de impresión controlado. Las averías en las impresoras pueden pasar desapercibido para el personal de determinada área y brindar un servicio defectuoso.

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Al imprimir documentos impresentables, la operación debe realizarse de nuevo, en otro equipo.

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Es común que este tipo de problemas no se reporten oportunamente, y los colaboradores optan por utilizar otro equipo antes que advertir al área de mantenimiento. La impresora averiada simplemente deja de utilizarse. Un equipo aparentemente en activo, pero que en realidad no se usa, es una pérdida económica.

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Documentos defectuosos, averías en equipos o la deficiente manipulación generan impresiones de mala calidad. Los documentos pueden salir manchados, color diferente al deseado, impresión borrosa, etc., esto los deja inservibles para su uso.

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Evita gastos excesivos en impresión

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El uso irregular del servicio de impresión dispara los costos ya que debes adquirir más insumos, mayor consumo de energía y realizar mantenimiento más a menudo. Para evitar más pérdidas debes comenzar por establecer medidas de control de las impresiones.

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SI tu equipo de TI no cuenta con la capacidad suficiente para implementar medidas de control y monitoreo, puedes optar por contratar un servicio externo de impresoras.

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Al contar con un proveedor, evitarás destinar mayores recursos a adquirir insumos y dar mantenimiento a las impresoras.

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Un sistema administrado de impresiones (SAI) te libera de los gastos excesivos al establecer un control para saber lo que se imprime en tu organización. Además, sólo pagas por lo que consumes.

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En Compucentro brindamos servicios administrados de impresión para cubrir las necesidades de tu empresa. Con la implementación de diversas herramientas diseñamos soluciones enfocadas en reducir costos y optimizar los tiempos de impresión.

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