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¿Cómo una buena herramienta de administración te ayuda a mantener tu ambiente en control?

03/11/2021
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Ernesto Moreno
Gerente de Unidad de Negocio Impresión

¿Cómo una buena herramienta de administración te ayuda a mantener tu ambiente en control?

Mantener el control de los servicios de impresión es fundamental para ahorrar insumos, energía y tiempo. Además, ayuda a mantener seguros los documentos importantes del robo de información.

Controlar qué se imprime en tu empresa puede ser una tarea muy difícil de lograr debido a la gran cantidad de documentos que pueden producirse en un solo día.

En orden de miles de hojas, es muy fácil que se pierdan, olviden o dupliquen documentos que representan gastos extra.

Una alternativa eficaz para mantener el control de tu sistema de impresión sin realizar una gran inversión es el uso de herramientas de administración.

Administra tu ambiente de impresión

La implementación de programas para administrar las impresoras de una empresa brinda soluciones a los problemas que surgen a diario. Este tipo de programas se pueden utilizar para administrar una gran variedad de tareas vinculadas a grandes redes de impresoras.

Las herramientas de administración garantizan que los equipos estén conectados adecuadamente a las impresoras de la organización para optimizar su funcionamiento.

Los software de administración son instalados en dispositivos tecnológicos, como una impresora o dispositivo de escritorio. Desde una sola ubicación es posible administrar toda la red de impresoras. Idealmente, la administración debe ser gestionada por un miembro del área de TI.

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Ventajas de la herramienta de administración

Logística.

Un programa de este tipo arroja información que puede ser utilizada por la organización para gestionar todo lo relacionado con la impresión. Por ejemplo, arroja un estimado del costo de los trabajos de impresión o administra las actualizaciones de los sistemas. También es posible integrarlo a otro software para imprimir documentos.

Organiza trabajos.

Es capaz de ordenar los trabajos de impresión según el color, tamaño, tipo de texto, entre otros, para facilitar y optimizar los procesos. También puede retener el historial de impresión y guardar cada registro. Este aspecto es muy útil cuando se pierde o daña un documento, pero también facilita los procesos de auditoría.

Reduce los costos.

Una herramienta de esta utilidad ayuda a ahorrar gastos de impresión mediante la distribución y optimización de los recursos que se utilizan. Por ejemplo, ayuda a reducir el uso de papel o contrastar diferentes formatos de documentos para elegir el que menor tóner requiere.

Conoce lo que se imprime.

A menudo, los usuarios utilizan los equipos de impresión para tareas ajenas a la empresa. Este problema gasta cuantiosos recursos extra que no son recuperados ni generan beneficio alguno. Esta herramienta te permite conocer a detalle los documentos que se imprimen en tu organización, así mejora el control y detectas rápidamente los usos indebidos.

Fácil control.

Este programa solo necesita de un equipo para poder manejarse. No es necesario instalar un programa en cada escritorio ni acercarte para conocer el estado de cada impresora. Puedes mantener el control total desde un solo lugar y consultar el desempeño y estadísticas de tu red de impresos en cualquier momento.

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Administra para optimizar los procesos

Las herramientas de administración suelen pasarse por alto al momento de instalar una red de impresoras. A menudo se subestima la dificultad de mantener un servicio de impresión, por lo que no se considera necesario un programa de asistencia. Sin embargo, esta omisión puede ocasionar considerables pérdidas para el negocio.

Implementar un programa de esta naturaleza evita destinar demasiados recursos y esfuerzos para controlar la red de impresoras. Ayuda a mejorar la calidad del servicio y ahorrar insumos. A mediano y largo plazo, la inversión arroja beneficios considerables que se reflejan tanto en el presupuesto como en la productividad.

Los servicios de gestión de impresiones de Compucentro son administrados mediante programas especializados. Conoce el funcionamiento de tu red de impresoras mientras optimiza los procesos diarios y ahorra recursos.

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¿Problemas en la red? 10 Fallas Comunes en Redes lAN SD WAN

• Conflictos con direcciones IP
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• Problemas NetBIOS
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