La fuerza laboral posterior a COVID está llena de nuevos diseños, experiencias y estrategias que afectan las operaciones e interacciones de la oficina. También ha provocado una interrupción en el mercado de servicios de impresión gestionados verticales. El trabajo híbrido, el sistema sustentable del papel y plástico.
Junto con la configuración de la oficina y el acceso remoto al servidor, la impresión es una de las partes más importantes de la vida estándar de la oficina que enfrenta cambios innumerables y aparentemente interminables. Y además de todos los demás cambios tecnológicos, los trabajadores de TI y los proveedores de servicios que a menudo tienen la tarea de descubrir cómo satisfacer las necesidades fluctuantes de una empresa.
Los proveedores de servicios de impresión y los empleados de los departamentos de TI tienen la tarea de implementar el nuevo hardware, las funciones y la funcionalidad de la impresora. La seguridad de la impresora y la red, junto con la limitación o reducción de los gastos relacionados con la impresión, son las principales preocupaciones relacionadas con la impresión a las que se enfrentan las empresas y que están presionando a los proveedores de servicios de TI para que las aborden y superen.
Incluso antes de que la respuesta a la pandemia de COVID-19 obligara a las empresas a cambiar la forma en que administran su fuerza laboral y a repensar las operaciones comerciales en el futuro, las impresoras eran un riesgo que a menudo se pasaba por alto. En 2018, las impresoras ya tenían un 68 % más de probabilidades de ser un punto de infracción o una amenaza externa que dos años antes. En aquel entonces, las mejores soluciones incluían actualizaciones de firmware, herramientas de administración y encriptación de disco duro, soluciones que aún hoy en día recorren un largo camino hacia el éxito.
Permitir el acceso remoto a cualquier equipo comercial puede abrir una lata de gusanos cuando se trata de la seguridad de la red de una empresa. Sin embargo, este es un riesgo que la mayoría de las empresas tendrán que afrontar y gestionar. También es un riesgo que los proveedores de servicios de impresión deberán poder abordar.
Crear una impresión remota segura o un entorno de impresión compatible con dispositivos móviles no es diferente. Desafortunadamente, si bien esta funcionalidad se está volviendo casi esencial para respaldar la creciente fuerza laboral híbrida, causa dolores de cabeza interminables para los profesionales de TI y los proveedores de servicios de impresión administrados que deben bloquear los ataques cibernéticos en los servidores comerciales.
Una de las mejores maneras de mejorar la seguridad hoy en día es convertirla en un esfuerzo de equipo completo, especialmente en lo que se refiere a los departamentos de TI. En lugar de depender de bloqueos de hardware excesivos y capa tras capa de cifrado, TI puede trabajar directamente con los empleados para ayudar a proporcionar comportamientos, alternativas y soluciones que disuadan y prevengan comportamientos potencialmente riesgosos. Por ejemplo, es más probable que los empleados informados sobre los peligros de usar impresoras de consumo o conectarse a equipos que no son propiedad de la empresa ni están protegidos por ella, modifiquen sus comportamientos en consecuencia.
El enfoque de trabajo en equipo también funciona bien para los proveedores de servicios de impresión. Si bien un departamento de TI interno es más adecuado para un enfoque de equipo, un proveedor de servicios puede trabajar con los empleados dentro de una empresa para educar sobre las mejores prácticas, asegurarse de que todos conozcan los factores de riesgo y brindar las soluciones necesarias.
Otra forma de garantizar la seguridad en un entorno de impresión remota es implementar prácticas y formatos seguros. Animar a los empleados a imprimir solo en la oficina puede ser una solución viable para espacios de trabajo estrictamente híbridos.
Otras opciones avanzadas incluyen el uso de la conexión VPN de la empresa o la impresión basada en la nube. La opción VPN utiliza rieles que generalmente ya están creados para admitir el entorno de oficina remota e híbrida. Siempre que haya una gran confianza en que la VPN es completamente segura, esta solución es excelente para los departamentos de TI limitados. Sin embargo, la impresión a través de Windows aún requiere que ciertos puertos TCP permanezcan abiertos y pueden crear vulnerabilidades adicionales dentro del firewall.
Por otro lado, la impresión basada en la nube transfiere la responsabilidad de operar servidores de impresión seguros a un sistema de terceros que aún puede enrutar los trabajos de impresión al hardware de la oficina. Muchas de las plataformas disponibles incluso ofrecen monitoreo adicional de eventos de seguridad de puntos finales y seguridad mejorada. Los expertos de la industria de la impresión en arrendamiento y mantenimiento de impresoras, así como los proveedores de servicios de impresión administrados, generalmente pueden proporcionar o recomendar el mejor software para facilitar una solución de impresión basada en la nube.
Además de las preocupaciones sobre el mantenimiento de la seguridad, los proveedores de servicios de impresión y TI también se enfrentan a gastos continuos adicionales derivados de la actualización de la impresión para la oficina posterior a la pandemia. Esos costos continuos pueden incluir un mayor consumo de energía para suministros, actualizaciones, mantenimiento y servicio.
El consumo de energía es una de las partes más a menudo pasadas por alto de la impresión de oficina. A medida que las oficinas reconfiguran sus configuraciones de impresión, algunas pueden optar por actualizar equipos más antiguos para hardware con funciones más amigables para el trabajo remoto. Y esas actualizaciones podrían incluso generar ahorros de energía gracias a máquinas más eficientes. Pero más funciones a menudo pueden significar más uso de energía, lo que aumenta los ahorros creados a través de un uso de energía más económico. La impresora de oficina promedio generalmente funciona de 30 a 50 vatios en modo de espera. Al imprimir, pueden usar hasta 500 vatios. Esos números pueden aumentar rápidamente a medida que el "en espera" se vuelve más intensivo para recibir y poner en cola trabajos de impresión remotos y realizar otras operaciones.
Pero no es solo la electricidad la que tiene el potencial de hacer que los gastos continuos sean una preocupación para TI. El tiempo y la energía gastados en suministros y mantenimiento también pueden ser abrumadores. En un espacio de trabajo híbrido, los empleados a menudo sólo están en la oficina dos o tres días a la semana. Sin acceso a una impresión segura en casa, es probable que ahorren sus impresiones trabajos a la cola cuando están en la oficina. Por lo tanto, se vuelve imperativo que las impresoras en la oficina estén operativas mientras los empleados están en la oficina. Incluso la inoperancia temporal puede afectar la eficiencia de la organización durante varios días.
Por esta misma razón, la mayoría de los expertos en impresión recomiendan combinar un contrato de servicio o incluso servicios de impresión administrados con cualquier arrendamiento o compra de impresora. Las empresas que brindan estas opciones se centran por completo en las impresoras y sus suministros y pueden brindar un servicio y mantenimiento más rápidos y con más conocimientos para mantener las impresoras en funcionamiento cuando sea necesario.
Si bien los proveedores de servicios de impresión, los distribuidores y los profesionales de la tecnología de la información enfrentan más desafíos y dolores de cabeza al administrar la seguridad y los gastos de la impresión en la oficina, algunas soluciones pueden ayudar a aliviar ese dolor. Los expertos en servicios de impresión pueden ofrecer tecnologías innovadoras de impresión en la nube, recomendaciones de hardware de bajo consumo y acceso a servicios y suministros que se ajusten a las necesidades, plazos y presupuestos.
Para el profesional de TI que trabaja en una empresa que tiene la tarea de abordar las preocupaciones de seguridad y costos relacionadas con la impresión y las impresoras, encontrar una solución todo en uno podría ser su mejor opción. Esto le liberaría tiempo para abordar otras necesidades y desafíos tecnológicos, y le daría tranquilidad a la empresa con seguridad y más transparencia y control de gastos.
Si es un proveedor de servicios de impresión, ofrecer una solución que combine más servicios dentro del mercado vertical de impresión no solo aumentará sus ganancias, sino que también garantizará que sus clientes no busquen en otro lado proveedores que puedan ofrecer más. Una solución todo en uno también le dará el poder para asegurarse de que puede enfrentar y superar los desafíos que presenta el entorno de trabajo moderno posterior a la pandemia.
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